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Ago 01

Manteniendo a salvo los documentos de tu negocio

Los negocios actuales, incluso los pequeños, suelen llevar la mayor parte del trabajo contable en forma digital, con programas administrativos y de contabilidad que generan reportes digitales sin necesidad de usar papel en la mayoría de los casos.

Pero justo ahí topamos con los gobiernos y sus legislaciones, pues la mayoría de las entidades de recaudación de impuestos del mundo requieren, por ley, la existencia de cierto número de libros, reportes o documentos impresos y validados por los contadores de la empresa.

Así que por más moderna y libre de papel que quieras mantener a tu oficina o negocio, siempre será necesaria la presencia de un número limitado de documentos en físico, cuya existencia debemos mantener a salvo no solo de ladrones, sino también de desastres naturales o provocados, pero en su mayor parte impredecibles e inesperados.

Y ya lo sabemos, las cajas fuertes quizás no sean la mejor opción para guardar dinero en efectivo, valores o cheques, en cuyo caso siempre son preferibles las cajas de seguridad bancarias, para eso consulta a cerrajeros en el guinardó. Pero si tienes un pequeño negocio u oficina te conviene terminar de leer este artículo.

Primero hay que elegir el tamaño. Una forma sencilla de determinar las dimensiones necesarias para una caja fuerte es acumular todo lo que planea poner en ella y medirlo. En el caso de un negocio pequeño las cajas fuertes de 1,5 a 2 pies cúbicos son suficientes para guardar los documentos imprescindibles.

Resistencia al fuego

El fuego es la preocupación principal de la mayoría de los compradores. UL e Intertek, y otras agencias que prueban estos productos, clasifican las cajas fuertes resistentes al fuego en términos de qué tipo de material protegerán y cuánto tiempo lo protegerán.

Por ejemplo, las cajas de seguridad clasificadas para proteger los documentos en papel no deben estar más calientes que 350 grados en el interior durante un incendio con una duración de 30 minutos.

Pero si lo que contendrán estas cajas fuertes son discos duros y DVDs de respaldo, debe buscar una caja fuerte cuyo interior no supere los 100 grados centígrados durante un incendio de iguales características. Esta información debe estar en la documentación que acompaña la caja fuerte.

Protección contra robo

La principal protección que brindan las cajas fuertes es de tipo disuasivo. Un ladrón, con el tiempo y la habilidad suficiente, siempre será capaz de abrir una de ellas. Pero como elemento disuasivo pueden llevar a un ladrón a elegir llevarse otros objetos antes de huir de allí.

A pesar de lo anterior, busque en las cajas fuertes las certificaciones TL-15 o TL-30, pues el número indica el tiempo mínimo, en minutos, requerido para penetrar la caja con herramientas comunes.

Resistencia al agua

Algunas cajas fuertes pueden incluir alguna certificación de resistencia al agua. Si existe el riesgo de inundación (natural o provocada por una falla de la plomería) entonces éste será un criterio importante en su búsqueda. Tome en cuenta que existen cajas fuertes diseñadas para ser sumergidas completamente en agua.

Estos criterios básicos le permitirán tomar la mejor decisión para que los documentos fiscales y contables de su negocio estén a salvo, ahorrándole tiempo y dinero a futuro. Ya lo dijo Murphy, si algo malo puede pasar, entonces pasará.

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